Tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong nền hành chính nhà nước

Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ‎ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.


Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia" và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng". Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng 9 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg về Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm là "Ngày Lưu trữ Việt Nam".
Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ chức. Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như mới có từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng. Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải được nhìn nhận lại.

Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ.... Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy để thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải của riêng những người làm văn thư.

Cũng với suy nghĩ, công tác văn thư, lưu trữ chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ, không quan trọng nên không ít người đánh giá không đúng đối với những người làm công tác văn thư, lưu trữ mà không biết được rằng họ là những người hy sinh thầm lặng. Chúng ta cứ nhìn vào kết quả A, kết quả B của nhiều người mà quên mất rằng để đạt được những kết quả đó, có phần đóng góp không nhỏ của những người làm văn thư, lưu trữ. Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin… thì những người làm công tác này luôn nổ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng không ít áp lực, khổ cực. Thế nhưng, những đóng góp của họ lại chưa được ghi nhận xứng đáng.

Hơn nữa, đối với không ít người, công việc được giao đã giải quyết xong là hết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lý đối với những văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng những tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu những tài liệu đó. Hiện nay, không ít tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được chất đống, bỏ trong bao tải, thùng cattong… Nếu không có sự cần cù, không có sự đóng góp của những người làm lưu trữ thì chúng ta sẽ kiếm tìm được thông tin gì từ những đống tài liệu này và liệu những tài liệu đó có trở nên có ý nghĩa? Tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa khi được đưa ra phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi vì nó chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt. Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua các thời kỳ của các thế hệ đi trước, mà những thế hệ sau mới hiểu được lịch sử của hào hùng của dân tộc, những khó khăn, hy sinh, mất mát mà dân dân ta đã trải qua. Ngày nay, nếu chúng ta không nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn những tài liệu thuộc về cơ quan, tổ chức thì làm sao những người kế cận có thể tìm hiểu được lịch sử hình thành, đóng góp to lớn của cơ quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng và các giai đoạn phát triển của đất nước nói chung.

Có thể, theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm tải nhưng không vì thế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất đi vai trò, vị trí trong mỗi cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng phải tập trung về một đầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử đều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ.
Qua đó để chúng ta thấy rằng, văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, đừng vì những nhận thức chưa đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận những đóng góp của đội ngũ những người làm văn thư, lưu trữ.