Chỉnh lý tài liệu Lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu là sắp xếp tài liệu khoa học theo Tiêu chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Công ty TNHH dịch vụ Lưu trữ Việt là Công ty chuyên thực hiện dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ và cung ứng các thiết bị vật tư (bìa, hộp, giá sắt và phần mềm Văn thư, phần mềm Lưu trữ) phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ, Công ty chúng tôi đã thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ cho một số đơn vị tại tỉnh Lạng Sơn, Hà Giang, Quảng Ninh, Nghệ An...v.v
  Tài liệu lưu trữ của Quý cơ quan là tài liệu có giá trị về Kinh tế - Xã hội và Văn hóa nhằm phục vụ cho sự điều hành quản lý của tỉnh, Thành phố nói chung và của Quý cơ quan nói riêng. Tuy vậy, hiện nay những tài liệu lưu trữ này từ năm 2012 trở về trước chưa được phân loại, chỉnh lý lần nào.   Để công tác bảo quản và lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ đi vào nề nếp theo đúng quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, tránh mất mát, thất lạc, nguy cơ hủy hoại tài liệu của các côn trùng và phục vụ công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả. Trên cơ sở khối tài liệu tồn đọng lớn, Quý cơ quan nên sớm đưa ra chỉnh lý sắp xếp tài liệu lưu trữ.
   Vậy Công ty TNHH dịch vụ Lưu trữ Việt chúng tôi rất mong được hợp tác và cung cấp gói dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Quý cơ quan.
Phương án tổ chức thực hiện:
- Sau khi khảo sát tình hình thực tế tài liệu hiện có; căn cứ vào cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và loại hình tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; Công ty sẽ lập phương án phân loại tài liệu, lập hồ sơ phù hợp với từng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
- Thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ theo phương án sau:
+ Kế hoạch thực hiện.
+ Thời gian thực hiện: …… tháng, bắt đầu …………… đến ……………..
+ Số lượng người thực hiện chỉnh lý:……….người.
+ Nội dung công việc (Chi tiết theo biểu sau):

STT	Nội dung công việc	Ghi chú
01	Giao, nhận tài liệu.
02	Đưa tài liệu ra chỉnh lý.
03	Vệ sinh sơ bộ tài liệu.
04	Khảo sát tài liệu và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý.
05	Phân loại tài liệu theo hướng dẫn phân loại.
06	Lập hồ sơ, chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn lập hồ sơ.
07	Biên mục phiếu tin.
08	Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại.
09	Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin.
10	Biên mục hồ sơ.
11	Kiểm tra và chỉnh sửa biên mục hồ sơ.
12	Đánh số chính thức lên phiếu tin và bìa hồ sơ.
13	Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.
14	Đánh số chính thức cho toàn bộ hồ sơ và lên bìa hồ sơ.
15	Đưa hồ sơ vào hộp (hoặc cặp).
16	Viết và dán nhãn hộp ( hoặc cặp).
17	Vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá.
18	Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu.
19	Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin.
20	Bàn giao tài liệu.
21	Lập mục lục hồ sơ: - Viết lời nói đầu; - Lập bảng tra cứu bổ trợ (nếu có); - Đóng quyển mục lục (02 quyển);
22	Xử lý tài liệu loại: - Phân loại, sắp xếp, thống kê tài liệu loại; - Viết thuyết minh tài liệu loại.
23	Kết thúc chỉnh lý:

Điều kiện thương mại:
- Thanh toán bằng tiền Việt Nam đồng, chia thành 02 đợt:
+ Đợt 1: Sau khi ký hợp đồng và bên B bắt đầu triển khai thực hiện công việc, bên A tạm ứng cho bên B đợt 1 là: 30% tổng giá trị hợp đồng.
+ Đợt 2: Thanh toán toàn bộ giá trị hợp đồng sau khi hai bên đã ký Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng.
- Thủ tục thanh quyết toán hợp đồng gồm:
+ Hợp đồng chỉnh lý tài liệu.
+ Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng.
+ Công văn đề nghị thanh toán kinh phí.
+ Hóa đơn tài chính.
NHỮNG VẤN ĐỀ KHÁC
1. Chế độ bảo mật tài liệu: Công ty sẽ thực hiện chế độ bảo mật chuyên nghiệp đối với tài liệu trong quá trình chỉnh lý và sau khi thực hiện chỉnh lý theo quy định của Nhà nước.
2. Về chất lượng chỉnh lý: Công ty cam kết thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ đạt chất lượng theo đúng quy trình nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Bảo đảm tra tìm thông tin tài liệu nhanh chóng, chính xác, thuận lợi.
3. Kinh phí thực hiện chỉnh lý:Tính theo đơn giá quy định tại Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy tiếng Việt.
4. Về hậu mãi:
- Sau khi kết thúc Hợp đồng chỉnh lý với Quý cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; Công ty luôn luôn sẵn sàng phối hợp để hướng dẫn và trợ giúp giải quyết những khó khăn nảy sinh trong quá trình phục vụ khai thác tài liệu; cùng phối hợp bổ sung những tài liệu còn thiếu để hoàn thiện hồ sơ đã lập khi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp yêu cầu.
- Bảo hành dài hạn đối với các phần mềm mà Công ty đã cung cấp: Phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến; Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ...v.v
5. Công ty TNHH dịch vụ Lưu trữ Việt cám ơn Quý cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã chia sẻ thông tin và rất mong nhận được sự hợp tác của Quý cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Trước chỉnh lý

Sau chỉnh lý