Tìm hiểu nguyên nhân và cách giải quyết khi hồ sơ lưu bị ẩm

Vì sao hồ sơ lưu bị ẩm?

Với các loại hồ sơ quan trọng mà chúng ta thực hiện lưu hồ sơ cho chính công ty của mình hay của khách hàng. Tiêu chí đề ra cao nhất cho các hình thức công tác lưu kho này là đảm bảo các loại hồ sơ phải luôn trong tình trạng tốt nhất bất kể thời gian lưu bao lâu. Thường thì điều này sẽ rất dễ thực hiện tại các trung tâm dịch vụ kho lưu tiêu chuẩn. Tuy nhiên ở các hệ thống kho lưu nhỏ, chưa chuyên nghiệp thì tình trạng kho lưu bị ẩm, từ đó xảy ra các hiện tượng như lem màu chữ, màu giấy chuyển vàng hay phát sinh các loại nấm mốc là một điều khó tránh được.

Và qua bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau hướng đến các nguyên nhân mà các kho lưu kín của chúng ta bị ẩm và khiến cho các loại hồ sơ lưu trong kho bị giảm về chất lượng. Nếu các loại hồ sơ lưu giữ ấy có tính chất quan trọng cao như các bản hợp đồng hay các giầy tờ chứng thực thì điều này sẽ là thiệt hại rất lớn. Vì thế chúng ta cần phải tìm hiểu nguyên nhân vì sao các loại hồ sơ lưu này bị ẩm và cách để chúng ta có thể khắc phục thật tốt. Sau đây là các nguyên nhân thường thấy khi hồ sơ lưu kho hay lưu chứng từ của chúng ta bị ẩm:

Do thời tiết

Chắc chắn rằng thời tiết sẽ là nguyên nhân chủ yếu. Trong điều kiện khí hậu ẩm ướt như vào mùa mưa hay mùa lạnh. Không khí mang độ ẩm rất cao mà chúng ta không thể thấy được. Nhưng nếu kho lưu của chúng ta chứa một lượng không khí ẩm quá lớn mà không có phương pháp giải quyết, dần dần chúng sẽ ngấm vào các loại giấy tờ lưu trữ và một thời gian dài chúng sẽ bị hư hại.

Đây chính là nguyên nhân chính là các kho lưu tự phát, kém chuyên nghiệp thường gặp nhất theo khảo sát của chúng tôi.

Tuy vậy, từ nguyên nhân này chúng ta sẽ có các yếu tố khác khiến cho kho lưu bị ẩm nhất là vào mùa mưa.

ảnh kho lưu lớn

Do các yếu tố khác

Sau đây là các yếu tố góp phần làm cho kho lưu hồ sơ chứa nhiều không khí ẩm, làm cho các loại hồ sơ của chúng ta bị ẩm mốc trong một thời gian dài thiếu đầu tư. Bao gồm hai tiêu chí sau:

Thiếu thiết bị thông khí kho lưu

Một kho lưu tốt cần có không khí và môi trường kho lưu tốt bằng cách tuần hoàn không khí liên tục. Vì đa phần để chống bụi và an toàn các hệ thống kho lưu này thường được thiết kế khép kín.

Từ đó mà chúng ta cần các loại máy chuyên dụng để giúp không khí thông thoáng và hạn chế không khí ẩm tồn đọng trong kho lâu ngày. Vào mùa mưa không chỉ cần máy thông khí mà chúng ta còn cần các hệ thống đèn sưởi để giúp cho không khí trong kho lưu trở nên khô ráo hơn và hoàn thiện hơn.

Đó chính là các yếu tố mà các kho lưu chưa chuyên nghiệp còn thiếu, sự đầu tư về các loại thiết bị máy móc hỗ trợ cho việc tối ưu môi trường kho lưu và bảo quản hồ sơ.

Bảo quản hồ sơ chưa tốt

Yếu tố thứ hai chính là trong bước bảo quản. Theo như khảo sát của chúng tôi thì ở các hệ thống kho lưu trữ hồ sơ nhỏ, kém chuyên nghiệp họ thường bị tình trạng là lãng quên mất kho lưu của mình, không kiểm tra thường xuyên cũng như không có một nhân viên chính chuyên phụ trách về vấn đề này.

ảnh kệ tiêu chuẩn

Kệ lưu tiêu chuẩn, bao bì cẩn thận

Công việc của họ chỉ là đem hồ sơ vào trong kho lưu rồi đóng lại khi cần thì lấy ra. Hoàn toàn quên mất đi yếu tố quan trọng nhất là phải kiểm tra và xem xét tình hình kho lưu thường xuyên cho đến lúc hồ sơ bị hư hại mới phát hiện.

Các phương hướng để giải quyết

Từ các nguyên nhân đó, có lẽ chúng ta sẽ dễ dàng tìm ra được phương hướng để giải quyết, bắt đầu tư những nguyên nhân này chúng ta sẽ đề ra hai phương hướng để giải quyết tình trạng kho lưu bị ẩm ướt làm tổn hại đến các loại hồ sơ như sau:

Tối ưu môi trường kho lưu

Tối ưu môi trường kho lưu, không để cho không khí ẩm tồn tại chính là điều đầu tiên mà chúng ta cần phải thực hiện để hoàn hảo hóa các yếu tố lưu kho cho mình.

Thực hiện điều này bằng cách đầu tư các loại máy giúp hỗ trợ thông khía như chúng ta đã đề cập ở mục trên và đặc biệt trong mùa mưa, mùa ẩm ướt chúng ta cần phải có các hệ thống giúp hỗ trợ làm khô không khí ẩm như các loại đèn sưởi.

Nâng cấp các loại thiết bị kho lưu

Còn nếu kho lưu của bạn đã có các loại thiết bị kể trên rồi mà chúng vẫn ẩm ướt thì bạn cần kiểm tra lại, nâng cấp thay thay thế các hệ thống này để chúng vận hành tốt hơn.

Quản lý kho lưu tốt hơn

 Và điều quan trọng là bạn cần có cho mình một nhân viên làm nhiệm vụ quản lý kho lưu hồ sơ thật tốt. Nhân viên này sẽ tiến hành kiểm tra, vệ sinh kho lưu định kỳ cũng như chịu mọi trách nhiệm trong các yếu tố về độ an toàn, tính ngăn nắp cho các loại hồ sơ của chúng ta.

(Nguồn: Sưu tầm)