Công tác Văn thư trong giai đoạn hội nhập ở Việt Nam

Quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra hiện nay là hệ quả của sự phát triển vô cùng mạnh mẽ, mang tính chất đột biến của khoa học và công nghệ cao, nhất là công nghệ thông tin. Các phương tiện hiện đại của công nghệ thông tin, trước hết là mạng Internet, mạng viễn thông toàn cầu, cáp quang xuyên đại dương, các mạng kết nối siêu lộ thông tin,… đã tạo ra kết cấu hạ tầng kỹ thuật của toàn cầu hóa. Nếu chỉ xét riêng về mặt này thì toàn cầu hóa hiện nay là sản phẩm, là thành quả của văn minh nhân loại, do vậy mà tất cả các quốc gia, tất cả các dân tộc không những có cơ hội để tiếp nhận những sản phẩm và thành quả đó, mà còn có quyền và cần phải tìm cách tham gia vào chính quá trình ấy, để góp phần tiếp tục thúc đẩy sự tiến bộ của nhân loại. Quá trình đổi mới, mở cửa hội nhập kinh tế quốc tế, đưa nền kinh tế tăng tốc. Việc vào WTO đã mang lại những cơ hội, cũng như thách thức mới cho nước ta.

Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên của mọi cơ quan trong hệ thống bộ máy Nhà nước. Ngay từ khi cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước ta đã có những quy định cụ thể về công tác này. Sau một thời gian xây dựng bộ máy nhà nước, công tác văn thư lần đầu tiên được đề cập một cách có hệ thống trong Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 của Chính phủ. Sau hơn 40 năm áp dụng và qua nhiều biến động của lịch sử, năm 2004, một bản Nghị định mới về công tác văn thư của Chính phủ thay cho Nghị định 142/CP, đó là Nghị định 110/2004-CP được ban hành ngày 8-7-2004.

Cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên thực tế công tác văn thư trong các cơ quan cũng ngày càng được củng cố, nhất là trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay. Các nghiệp vụ của công tác này ngày càng được quy định một cách cụ thể, đặc biệt là nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành trong các cơ quan cũng như hệ thống tổ chức phục vụ công tác văn thư đã được củng cố một bước.

1. Sự cần thiết khách quan phải đổi mới công tác văn thư trong giai đoạn hội nhập quốc tế

Những thành tựu khoa học và công nghệ tin học đã tác động mạnh mẽ đến quy trình quản lý. Điều đó đòi hỏi phải cải cách nền hành chính cũ, phải sắp xếp lại bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo kịp với những tiến bộ chung của thế giới. Theo đó, việc đổi mới công tác văn thư - đổi mới toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức là điều kiện tiên quyết trong quá trình hội nhập.

Đây là những công việc bảo đảm cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý, do đó, công tác này gắn liền với hoạt động quản lý nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan cao hay thấp phụ thuộc một phần vào công tác này có được làm tốt hay không.

Như vậy, có thể thấy vấn đề đặt ra đối với công tác văn thư trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay với tư cách là một trong những biện pháp để thúc đẩy cải cách hành chính, góp phần làm thay đổi căn bản phương thức điều hành và hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.

Với mục tiêu phải nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành chính nhà nước, nhịêm vụ đặt ra cho chúng ta trong giai đoạn hiện nay là phải từng bước hiện đại hóa nền hành chính, chuyển bộ máy nhà nước với chức năng cai trị thuần tuý sang bộ máy phục vụ nhân dân. Muốn làm được như vậy, việc tiến hành rất nhiều các biện pháp như: triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của hệ thống hành chính nhà nước; áp dụng các công cụ, phương pháp quản lý tiên tiến, hiện đại trong các cơ quan hành chính nhà nước; áp dụng, triển khai thực hiện cơ chế "một cửa" trong việc giải quyết công việc của cá nhân và tổ chức ở các cơ quan hành chính nhà nước các cấp… yêu cầu phải đổi mới, hoàn thiện công tác văn thư. Cụ thể là:

Thứ nhất, là một hoạt động có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là một yêu cầu tất yếu để đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, công khai, minh bạch, từ đó sẽ nâng cao được hiệu quả của hoạt động quản lý.

Thứ hai, việc nghiên cứu ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước thực chất là một phương pháp quản lý mới nhằm hệ thống hoá và cụ thể hoá các thủ tục hành chính ứng với từng công việc theo một trình tự nhất định đã được quy định ở nhiều văn bản pháp luật và các quy định, quy chế của từng cơ quan. Đây cũng là một trong những hình thức rà soát thủ tục hành chính nhằm xây dựng một quy trình xử lý công việc khoa học, hợp lý, tạo điều kiện để lãnh đạo kiểm soát được quá trình giải quyết công việc, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công. Là những công việc cụ thể đan xen liên quan đến văn bản - phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý nên công tác văn thư cũng rất cần phải được chuẩn hoá để đem lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động quản lý.

Thứ ba, việc triển khai thực hiện cơ chế "một cửa" trong việc giải quyết công việc của cá nhân và tổ chức ở các cơ quan hành chính nhà nước các cấp chính là cách thức giải quyết công việc của tổ chức, công dân thuộc thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nước từ tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ đến trả lại kết quả thông qua một đầu mối là "bộ phận tiếp nhận và trả kết quả" tại cơ quan hành chính nhà nước. Đây là biện pháp nhằm đơn giản, công khai thủ tục hành chính; mẫu hóa thống nhất trong cả nước các loại giấy tờ mà công dân hoặc doanh nghiệp cần phải làm khi có yêu cầu giải quyết các công việc về sản xuất, kinh doanh và đời sống; bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, công dân. Quá trình thực hiện cơ chế "một cửa" cho thấy cần phải có sự thay đổi căn bản về quy trình chuyển hồ sơ, xử lý, trình ký, trả lại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; trách nhiệm của các bộ phận có liên quan trong thực hiện cơ chế "một cửa", trách nhiệm của cán bộ, công chức làm việc ở bộ phận tiếp nhận và trả kết quả… Như vậy, cơ chế một cửa cũng đặt ra những yêu cầu, đòi hỏi phải có sự điều chỉnh công tác văn thư cho phù hợp tình hình mới.

Mặt khác, công tác văn thư nếu làm tốt sẽ góp phần tích cực trong quá trình hội nhập nói chung, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành chính nhà nước nói riêng, bởi lẽ, làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo thông tin thông suốt, chính xác, kịp thời cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Nếu các khâu của công tác văn thư được triển khai tốt, như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lượng; đăng ký văn bản đi, đến được rõ ràng và đầy đủ; lập hồ sơ hiện hành được hợp lý; các quy định về văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh sẽ nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động của cơ quan nói riêng và hoạt động quản lý nhà nước nói chung. Mặt khác, việc làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần tích cực vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ- một thói quen cố hữu của bộ máy hành chính nước ta. Có thể coi đây là một trong những biện pháp hữu hiệu làm thay đổi căn bản phương thức điều hành và hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.

II. Những nhiệm vụ trong giai đoạn hội nhập quốc tế

Thực tế cho thấy, dù đã có nhiều bước phát triển trong mấy chục năm qua, công tác văn thư của nhà nước ta vẫn đang ở trong thời kỳ chưa hoàn thiện thực sự, chưa đáp ứng được yêu cầu phục vụ cho công cuộc đổi mới của đất nước trong giai đoạn hội nhập quốc tế.

Có thể nêu lên một số tồn tại cơ bản sau đây trong nội dung chủ yếu của công tác văn thư mà trong thời gian tới chúng ta không thể không khắc phục:

1. Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự được quan tâm và đi vào nề nếp. Tài liệu hành chính chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh là điều rất dễ nhận thấy trong nhiều cơ quan hiện nay. Mặc dù ngay từ Nghị định 142/CP công việc lập hồ sơ đã được đặt ra chính thức như là một nhiệm vụ của cán bộ làm việc trong cơ quan nhà nước nhưng nó vẫn không được chú ý thực hiện đầy đủ. Phải chăng là còn nhiều khó khăn trong việc lập hồ sơ không thể khắc phục được? Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, nhưng một trong những nguyên nhân quan trọng nhất đó là không có cơ chế cụ thể nào được đặt ra để xử lý trách nhiệm cho vấn đề này. Tình trạng bao cấp chung, nhận thức của cán bộ và cơ chế trách nhiệm không rõ ràng đã đẩy công tác này vào chỗ gần như bế tắc trong mấy thập kỷ qua. Hậu quả của nó là không thể nghi ngờ nhưng không được xử lý kịp thời.

2. Việc theo dõi xử lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành còn lỏng lẻo, nhiều khi không kịp thời. Tình trạng văn bản không được xử lý trong các cơ quan không phải là cá biệt, trái lại là phổ biến.

3. Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và sử dụng trong các cơ quan còn thấp. Văn bản chưa được chuẩn hoá. Ngay văn bản quy phạm pháp luật dù đã có hai đạo luật điều chỉnh thì việc soạn thảo chúng vẫn còn nhiều tồn tại. Nhiều văn bản chồng chéo, thậm chí có không ít văn bản vi phạm thẩm quyền do luật định nhưng không được sửa đổi kịp thời và việc áp dụng những văn bản này vào thực tế đã gây ra những hậu quả nghiêm trọng.

4. Việc xử lý văn bản ở văn thư như kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dõi giải quyết văn bản còn chậm, thủ công. Công nghệ thông tin chưa được áp dụng rộng rãi vì thiếu nhân lực và nhiều lý do khác. So với các nước khác trên thế giới và trong khu vực, đây là khâu tụt hậu dễ nhận thấy trong công tác văn thư ở nước ta hiện nay.

Giải quyết các vấn đề trên là yêu cầu tất yếu đối với công tác văn thư nước ta khi bước vào thời kỳ đổi mới, thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế. Thời kỳ mới đòi hỏi công tác văn thư nước ta phải đổi mới toàn diện từ nhận thức đến các khâu nghiệp vụ ứng dụng cụ thể. Nếu chúng ta muốn tránh những cái giá phải trả trong quản lý nhà nước thời cơ chế thị trường như hiện nay thì nhiệm vụ lập hồ sơ các văn bản (hồ sơ hiện hành) phải làm tốt và nghiêm túc; theo dõi giải quyết văn bản phải kịp thời; soạn thảo văn bản phải chuẩn mực, phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, tra tìm văn bản và theo dõi công việc hàng ngày của cơ quan.

Từ những trình bày trên đây, có thể khẳng định rằng công tác văn thư trong thời kỳ đổi mới đang phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết. Một cách hiển nhiên, những nhiệm vụ như vậy cần có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về chuyên môn, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và của các cơ quan chức năng chuyên ngành.

III. Một số kiến nghị

Hiện nay, Chính phủ điện tử được coi là một giải pháp của cải cách hành chính nhăm nâng cao hiệu lực, hiệu quả, tính minh bạch trong hoạt động quản lý nhà nước. Tính đến năm 2007, ở Việt Nam đã có 89% website được công khai và 100% website đã cung cấp cơ sở dữ liệu. Tin từ Bộ Thông tin - truyền thông cho biết, Việ Nam đã đạt được bước tiến vượt bậc trong việc ứng dụng CNTT tại các cơ quan Chính phủ để quan hệ và cung cấp các dịch vụ của Chính phủ cho công dân. Việt Nam cũng là quốc gia có 22% website của các cơ quan chính phủ đã cung cấp dịch vụ trực tuyến cho người dân[1].

Việc thực hiện chính phủ điện tử đã và sẽ ảnh hưởng đến rất nhiều lĩnh vực liên quan đến quản lý nhà nước, trong đó có công tác văn thư. Nhận thức rõ những tác động của việc thực hiện chính phủ điện tử tới công tác văn thư trước yêu cầu của chính phủ điện tử là việc làm cần thiết. Với những lý do trên, để đáp ứng yêu cầu của giai đoạn hội nhập, chúng tôi kiến nghị một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác văn thư:

1. Về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư

- Hoàn thiện mô hình quản lý công tác văn thư trong giai đoạn hội nhập quốc tế, xây dựng và ban hành đồng bộ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, hành chính văn phòng; đặc biệt là xây dựng và hoàn thiện hệ thống thuật ngữ văn thư, làm cơ sở xây dựng các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng cho hoạt động văn thư của các cơ quan; Ở đây, xem xét đến mô hình tổ chức công tác văn thư hiện nay, có thể nói là chưa đáp ứng được yêu cầu của thời kỳ hội nhập quốc tế, của thời kỳ phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ, việc cần làm là hoàn thiện mô hình tổ chức công tác văn thư cho phù hợp trong Chính phủ điện tử hiện nay. Đồng thời, nâng cao nhận thức của cán bộ lãnh đạo cũng như cán bộ thừa hành và xây dựng cơ chế trách nhiệm rõ ràng. Mô hình tổ chức văn thư này cần phải tính đến hoạt động của nó trong môi trường điện tử, cách lập hồ sơ ra sao, sao lưu dữ liệu thế nào, rồi vấn đề độ tin cậy của tài liệu điện tử được sản sinh ra ngày một nhiều.

2. Trên cơ sở phân tích, đánh giá và khắc phục những hạn chế của hệ thống quản lý hành chính và hệ thống quản lý các quy trình nghiệp vụ ở cơ quan nhà nước, cần triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000 trong công tác văn thư. Đây thực chất là một trong những hình thức rà soát thủ tục hành chính nhằm xây dựng một quy trình xử lý công việc khoa học, hợp lý, một phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ việc (làm gì); rõ người (ai làm); và rõ cách làm (theo trình tự nào, theo quy định nào, theo biểu mẫu nào…); đảm bảo các cơ sở, căn cứ pháp lý để người lãnh đạo có thể kiểm soát được quá trình giải quyết công việc nội bộ cơ quan. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng sẽ không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư, khắc phục được tồn tại phổ biến lâu nay của cơ quan hành chính nhà nước là làm theo thói quen, kinh nghiệm, tuỳ tiện. Đây cũng là một hoạt động có ý nghĩa thiết thực trong quá trình hội nhập quốc tế hiện nay.

Trong thời điểm hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư hầu như mới chỉ dừng ở việc đánh máy, in văn bản (thay máy chữ trước kia) và đăng ký văn bản đi, đến (thay cách đăng ký bằng sổ). Việc quản lý và xử lý văn bản qua mạng máy tính còn chưa được triển khai triệt để. Các khâu nghiệp vụ cụ thể trong văn thư như soạn thảo và xử lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành, theo dõi giải quyết văn bản được coi là một quy trình cần được chấn chỉnh. Trong khi đó, mọi khâu trong quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư đều có thể nhờ sự trợ giúp của công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức và đặc biệt là hạn chế tệ quan liêu giấy tờ. Điều này hoàn toàn phù hợp với việc thực hiện mục tiêu của Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001- 2010.

3. Đào tạo cán bộ, công chức nói chung và cán bộ, công chức làm công tác văn thư nói riêng. Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP, công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản và quản lý, sử dụng con dấu. Người thực hiện công tác văn thư là tất cả những người làm các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ chứ không chỉ có cán bộ văn thư chuyên trách. Như vậy, muốn nâng cao chất lượng công tác văn thư phục vụ công cuộc cải cách hành chính nói chung, cơ chế "một cửa nói riêng" thì việc tất yếu phải làm là trang bị cho đội ngũ cán bộ, công chức những kiến thức cơ bản về công tác văn thư. Cán bộ văn thư chuyên trách cần được trang bị thêm những kiến thức bổ trợ trong chương trình đào tạo như kiến thức về nhà nước, về hệ thống hành chính, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, tin học ứng dụng, v.v…

4. Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, cải thiện môi trường làm việc cho cán bộ làm công tác văn thư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu quả cho công tác văn thư đáp ứng được yêu cầu của quá trình hội nhập.